Pour un établissement hôtelier, le standard téléphonique est un rouage essentiel de l’activité. L’équipement téléphonique est indispensable aussi bien à l’accueil que dans les chambres. Le standard téléphonique doit donc répondre de façon performante à un certain nombre de services.
Le téléphone, un élément de qualité pour les hôtels
Si un hôtel souhaite être répertorié dans la liste des établissements et des résidences de tourisme, les chambres doivent intégrer un service téléphonique. Pour cela, des solutions assez variées existent actuellement sur le marché. Il s’agit de repérer la formule la plus appropriée à chaque établissement car le niveau de qualité diffère selon par exemple la taille de l’hôtel ou le nombre de chambres à équiper. Ces spécificités indiquent la nature des services à considérer en priorité à la fois pour la clientèle comme pour l’organisation du travail de l’établissement. Notez par ailleurs qu’un standard téléphonique participe à l’image professionnelle de l’hôtel renvoyée aux clients : plus les fonctionnalités sont multiples, plus les services rendus seront considérés comme étoffés.
Les services à destination des clients
Le dispositif téléphonique des chambres d’un hôtel réunit généralement des fonctionnalités classiques telles que :
- le service d’alarme et de réveil. Le client peut programmer directement ou en passant par la réception l’heure de son réveil. Cette fonctionnalité a l’avantage de permettre de planifier certaines tâches comme l’heure de présence des clients au petit-déjeuner. Une autre variante est le réveil effectué par une personne de la réception ou via un message automatique pré enregistré, procédé fort utile pour les structures importantes ;
- la création d’un crédit en temps de communication pour le client. Celui-ci le règle à son arrivée et dispose d’une durée de communication limitée, la ligne étant coupée une fois ce crédit épuisé ;
- l’identification automatique du langage qui consiste en la reconnaissance de la langue parlée par le client pour le diriger vers un interlocuteur compétent. Cette possibilité est pratique pour un hôtel accueillant des résidents en provenance de pays étrangers ;
Les services pour les professionnels
Le standard téléphonique est un élément clé du fonctionnement d’un hôtel. Il a de nombreux impacts pour l’organisation du travail grâce aux fonctionnalités comme :
- l’attribution automatique d’une ligne pour le client facilitant la gestion des entrées et des sorties puisque celle-ci se suspend mécaniquement lors de son départ ;
- l’opportunité de connaître rapidement la répartition et l’occupation des chambres pour une meilleure réactivité ;
- l’implication d’un système dit de pré-décroché qui consiste à prendre immédiatement l’appel téléphonique émis par un client en cas d’absence. Le client est alors renvoyé vers un message d’accueil accompagné par une musique d’attente extraite d’un répertoire prévu à cet effet ;
- la messagerie vocale qui permet aux clients d’obtenir des informations précises sur l’établissement, option évidemment utile en cas d’absence ou de fermeture.